财务部门的5S管理

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5S活动,包括“整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISOU)、清洁(SEIKETO)、教养(SHITUKE)”等活动。通常很多人认为5S活动对于工厂和车间的现场管理很有帮助,而对管理部门意义不大。通过大量的管理实践,我认为5S活动对管理部门提高管理水平和工作效率有十分重要的意义,现在让我们重点探讨一下5S活动在财务部门的应用。

一、财务部门5S活动的范围

      对于财务部门而言,5S活动的范围包括,即:工作人员(Man)、办公设备与工具(Machine)、办公材料与对象(Material)、工作方法(Method)、办公环境(Environment)。
其中,工作人员是指财务部门的工作人员以及与财务工作密切相关或对财务工作产生重大影响的人员;办公设备与工具包括办公桌、办公椅、计算机、打印机、复印机、电话机、传真机、打孔机、钉书机、计算器、算盘等财务人员籍以完成财务工作的设备和工具;办公材料与对象包括财务信息、凭证、帐册、报表、纸张、磁盘、油墨、墨水等;工作方法是指会计核算和财务管理的办法和流程,如:如何受理审核单据、如何制证、如何审核凭证、如何登账、如何制表、如何进行各类资产负债的管理、单据如何传输、信息如何流动、在流程中人员应如何做等等;办公环境主要指办公场所周围及内部的条件,如:过道、厕所、门窗、地板、天花、灯光、温度、湿度、污染程度等条件。
整理(SEIRI)活动的中心内容是区分需要的和不需要的物品,以便去粕存精;整顿(SEITON)活动的中心内容是就是将有用的物品按照合理的次序摆放好,以提高工作效率;清扫(SEISOU)活动的中心内容是清除灰尘、污垢、杂务、废物和异物等,以保持现场的整洁干净;清洁(SEIKETO)活动的中心内容是通过标准化管理以维持整理、整顿、清扫后的最佳状态;教养(SHITUKE)活动的中心内容是教育员工养成遵守5S规定和制度的习惯。
二、财务部门5S活动的具体内容
(一)内部管理活动
1、人员
项目
内容
整理
⑴对通过视觉、听觉、嗅觉、触觉等途径接受的信息加以甄别,区分真的与假的、善意的与恶意的、有用的与无用的等;
⑵整理自己的工作方法、思维方式、生活态度、思想品德等内在涵养,区分好的与差的、先进的与落后的、积极的与消极的等;
⑶检查自己的着装(鞋、帽、服装、工作牌等)、语言、动作等外在表现,区分干净的与肮脏的、得体的与不合时的等;
整顿
⑷对外来信息进行整顿加工,去伪存真,对有用信息分类陈列,以方便取用;
⑸对自己的工作方法、思维方式、生活态度、思想品德等内在涵养中好的、先进的、积极的部分加以发扬,;
⑹对自己的着装、语言、动作等外在表现加以修饰,以健康的、得体的、美好的形象对外展示;
清扫
⑺对外来信息中没用的部分加以清理扫除;
⑻对自己内在涵养中坏的、落后的、消极的部分或改正或屏弃;
⑼对自己外在表现中不健康的、不得体的、不美好的部分加以改正;
清洁
⑽经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持对外来信息的去伪存真、吐故纳新、分类整理的机制;
⑾经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持对内在涵养的扬长避短机制;
⑿经常做整理、整顿、清扫的循环,始终保持外在形象的健康、得体、美好;
教养
⒀对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒁每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。
2、办公桌、办公椅
项目
内容
整理
⑴检查是否有闲置桌椅,是否有破损桌椅;
⑵检查桌椅下是否经常打扫,是否干净整洁;
⑶检查桌椅是否均粘有物品标签;
⑷检查桌面,是否整齐、干净,是否有不该置于桌面的物品或资料;
⑸检查抽屉内是否干净,资料或物品是否摆放整齐、合理;
整顿
⑹将办公室内桌椅摆放整齐;
⑺将桌椅下方打扫干净,必须置于桌椅下方的物品必须堆放整齐;
⑻整理桌椅标签,缺失的补齐,污损的更换刷新;
⑼将桌面的物品或资料,分类整理后合理摆放,机密资料不能置于桌面,应收藏于抽屉或存档;
⑽将抽屉内物品分类分区整理摆放;
清扫
⑾将闲置桌椅、破损桌椅清理出现场,或报废或交回物品管理部门;
⑿清扫桌椅下方地面,将桌椅下方不洁物品、过期物品、私人物品清理出现场;
⒀清扫桌面,将过期资料、无效资料清除,属于机密资料的应予销毁;
⒁清扫抽屉,将过期资料、无效资料清除,属于机密资料的应予销毁;
清洁
⒂每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保持办公桌椅的干净、整洁;
⒃随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;
⒄对不符合的情况进行纠正;
教养
⒅对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒆每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。
3、会计资料
项目
内容
整理
⑴整理文件,区分有用与无用;
⑵整理文件,区分不再使用与正在使用;
⑶整理文件,区分未处理、正在处理与已经处理;
整顿
⑷文件柜应按存放文件的分类统一规划与标识;
⑸未处理完的文件应分类、摆放整齐;
⑹处理完的文件应分类放入文件夹;
⑺不再使用的文件应分类整理归档;
⑻文件夹应有相应标识,每份文件均应有编号;
⑼所有文件均应建立电脑索引;
清扫
⑽对于无用的文件应区别不同密级进行清理销毁;
⑾破损文件应及时修复
清洁
⑿每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保持办公桌椅的干净、整洁;
⒀随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;
⒁对不符合的情况进行纠正;
教养
⒂对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒃每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。
4、计算机等办公设备
项目
内容
整理
⑴检查是否有闲置设备,是否有破损设备;
⑵设备是否定期检查保养;
⑶设备内部、下方是否经常打扫,是否干净整洁;
⑷检查设备是否均粘有物品标签;
整顿
⑸将办公室内设备摆放整齐,并做到位置固定、标志明显、拿放方便;
⑹将设备内部和下方打扫干净,衬垫物叠放整齐;
⑺整理设备标签,缺失的补齐,污损的更换刷新;
⑻对设备定期检修;
清扫
⑼将闲置设备、破损设备清理出现场,或报废或交回物品管理部门;
⑽清扫设备内部和下方,将灰尘、脏物清理出来;
清洁
⑾每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保持办公设备的干净、整洁;
⑿随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;
⒀对不符合的情况进行纠正;
教养
⒁对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒂每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。

5、公共场所、公共设施

项目
内容
整理
⑴检查是否有破损或污秽的公共场所或设施(门、窗、地板、天花板、墙壁、过道、洗手间等);
⑵公共场所、公共设施是否定期检查保养;
⑶应有标志的公共场所、公共设施是否有明显标志;
整顿
⑷将公共场所、公共设施打扫干净;
⑸整理公共场所、公共设施标志,缺失的补齐,污损的更换刷新;
⑹对公共场所、公共设施定期检修;
清扫
⑺破损或污秽的公共场所与设施应清理,或报废或提请修理;
⑻清扫公共场所、公共设施,将灰尘、脏物清理出来;
清洁
⑼每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保持办公公共场所、公共设施的干净、整洁;
⑽随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;
⑾对不符合的情况进行纠正;
教养
⑿对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒀每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。
(二)财务管理活动
      财务管理活动主要包括:财务分析、财务计划、投资管理、流动资金管理、股利分配管理、资本管理、并购与控制、重整与清算、成本管理与控制等管理活动。
     现以流动资金管理中现金管理和应收账款管理为例说明5S活动在财务管理活动中的应用:
1、现金(资金)管理
项目
内容
整理
⑴检查现金存量的分布情况(库存现金、各种银行存款、在途现金、三月内到期的短期投资等)是否合理;
⑵检查现金的支出是否在计划内,是否合理,收入计划执行情况等;
⑶检查现金的短缺与溢余;
整顿
⑷调整现金存量的分布形式,使之比例适当;
⑸根据事业计划的变更及时调整现金收支计划;
⑹准确估计和使用现金的浮游量;
⑺加速催收账款,保证并增加现金流入;
⑻积极筹措资金,弥补现金的短缺;
清扫
⑼对于不合理或超计划的支出予以否定与整肃;
⑽妥善处理现金的富余量;
清洁
⑾每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保证现金管理的有序、规范;
⑿随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;
⒀对不符合的情况进行纠正;
教养
⒁对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒂每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。
2、应收账款管理
项目
内容
整理
⑴检查客户档案是否健全;
⑵经常核对会计核算记录,检查有无漏入帐、错入帐、误入户头等现象;
⑶按月向客户发送对帐单,核对有无未达账项;
⑷进行账龄分析,按账龄长短对客户进行排序;
整顿
⑸建立健全客户档案;
⑹根据营销策略、客户资信等因素制定收账政策;
⑺根据营销合同的收款条件、结算方式、付款时间等条款及时催收账款;
⑻针对账龄分析的结果正确评估发生坏账的可能性;
清扫
⑼对于无望收回的款项,应及时清理核销;
⑽对于资信极差的客户,应建议停止交易转入诉讼程序;
清洁
⑾每天反复进行整理、整顿和清扫的3S小循环,以保证应收账款核算与管理的有序、规范;
⑿随时自我检查,互相检查,定期不定期进行抽查;
⒀对不符合的情况进行纠正;
⒁对每个员工进行长期的5S教育、CI和公司规章制度教育;
⒂每个员工坚持“日三省乎己”,并积极投身于“每日两次(班前班后各一次)三分钟5S、每周一次5分钟5S、每月一次10分钟5S”活动。
      在具体的财务部门的管理实践中,5S活动是否能实施成功,主要看第5个S(教养)实施得如何。只要5S的精神能根植于每位员工的心中,5S活动就一定能取得成效。
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